Repasse médico: você sabe o que é e como fazer?

Em um consultório médico particular, organizar as finanças não é uma tarefa muito complexa — as entradas e saídas não têm grande variação, e a única pessoa física a ser paga é o próprio médico. Quando falamos em uma clínica, no entanto, é necessário organizar um fluxo de pagamento e de prestação de serviços para que ninguém seja prejudicado. Daí a importância do repasse médico.

A seguir, explicaremos tudo sobre esse conceito e falaremos como ele pode ser otimizado. Se você tem interesse em otimizar o setor financeiro de sua clínica, conhecer sobre o repasse médico será essencial. Continue lendo para saber mais!

O que é o repasse médico?

O repasse médico constitui a categorização e o pagamento dos valores por serviços prestados dos profissionais de saúde. Ele também pode ser chamado de rateio ou de pagamento por produção ou comissão.

A não ser que a clínica contrate um administrador próprio, quem faz o repasse geralmente é um dos seus sócios. A princípio, essa não é uma tarefa muito complexa — é necessário identificar os atendimentos realizados, categorizá-los conforme o pagamento (via plano de saúde ou particular, por exemplo) e efetuá-lo. No entanto, nem sempre essa é uma tarefa tão simples.

Imagine, por exemplo, que você realiza o repasse de uma clínica com 4 médicos. Se eles atendem a 10 pacientes por dia e trabalham 20 dias no mês, ao final, serão processadas 800 consultas. É necessário conferir o status de pagamento de cada uma delas, dividi-las em categorias e definir quanto será destinado para cada médico.

Além de exigir trabalho manual, essa tarefa pode consumir uma parcela significativa de tempo — um bem tão precioso para os profissionais da saúde. Por esse motivo, é importante deixar a gestão financeira organizada e ter um protocolo fixo para o repasse médico, otimizando o seu trabalho.

Qual a importância da boa gestão?

Um dos maiores temores do médico gestor é realizar o repasse médico com dados esparsos e descentralizados. Imagine ter que conferir um a um dos 800 atendimentos hipotéticos que levantamos. Seria uma tarefa que poderia levar dias, e ainda estaria propensa a erros humanos e a falhas de comunicação.

Por isso, um bom repasse médico está sempre ao lado de uma boa gestão de serviços. É a centralização de dados, a atualização dos pagamentos e a categorização prévia dos atendimentos que dão a base para esse serviço. Tendo esses dados em dia, basta uma simples checagem para que o gestor libere o repasse.

O primeiro passo para organizar a sua gestão é definir quais variáveis interferem no repasse médico. Caso o pagamento ainda não tenha sido efetuado, será possível fazer o repasse? Qual a porcentagem do valor final que o médico recebe por atendimento? Os gastos com equipamentos e materiais estão a cargo da clínica ou do próprio médico?

Essas perguntas não devem ser respondidas na hora do repasse; o ideal é que elas sejam pré-definidas e acordadas entre os sócios, antes mesmo do início dos atendimentos. Assim, você evita desencontros, desavenças e atritos de comunicação durante o trabalho.

Um dos modelos mais utilizados é a liberação automática do repasse percentual após o pagamento do paciente. Para isso, é preciso ter as informações atualizadas sobre a entrada do caixa da clínica e das consultas com pagamento pendente. Para otimizar o setor financeiro e evitar sobreposição de valores, é comum que seja definida uma data única do repasse — geralmente no fim ou no início do mês. Assim, os valores liberados até aquela data são repassados ao médico.

O cálculo do percentual pode ser feito de forma automática, se as regras para ele forem pré-definidas. Quando há múltiplas fontes de pagamento, por exemplo, é preciso acordar com antecedência os percentuais repassados. Esse valor também pode mudar conforme o tipo de serviço prestado, variando, por exemplo, em primeiras consultas, retornos ou procedimentos.

Essa categorização e a conferência podem ficar a cargo da secretária no dia a dia. Assim, o médico gestor tem apenas que conferir o livro-caixa e realizar o somatório total do valor a ser repassado. Não é muito mais simples do que conferir caso a caso os 800 atendimentos mensais?

Como fazer o repasse médico da melhor maneira?

Existem algumas boas práticas que otimizam o repasse médico e reduzem o risco de erros humanos no processo. A seguir, elencaremos as principais recomendações para realizar essa tarefa da maneira mais acurada possível. Confira!

Centralize as informações em um só local

Ter dados financeiros esparsos pode ser um problema para o médico gestor. Nesse contexto, é preciso cruzar as informações e verificá-las em múltiplas fontes antes de fazer o repasse. Com isso, esse fica especialmente propenso a sobreposições, supervalorizando o valor recebido.

O ideal é que as informações financeiras sejam todas centralizadas em uma única fonte. Nela, é essencial que haja parâmetros relevantes ao repasse (como valor, status de pagamento e categorização). Assim, é possível diminuir tanto os riscos de erros humanos quanto o trabalho do médico gestor.

Faça a revisão dos cálculos

Erros de cálculo podem ter consequências desastrosas para a clínica: se descobertos após o repasse, pode ser necessário solicitar o retorno da diferença ao médico — algo desagradável e que põe em risco a credibilidade da administração.

Por isso, é válido refazer os cálculos pelo menos uma vez antes do repasse. Caso você utilize uma planilha de dados, cheque as células processadas e analisadas antes de fechar o valor total. Assim, você adiciona uma camada a mais de proteção contra erros de contabilidade.

Conte com um software de gestão

O ápice de otimização do repasse médico, atualmente, é deixá-lo nas mãos de um software. Assim, você elimina o risco de erros humanos, centraliza os dados e automatiza os depósitos dos repasses.

Frequentemente, os softwares de gestão financeira estão atrelados a outros módulos — como o de agendamento de consultas ou a administração geral do consultório. Assim, você consegue abranger múltiplas áreas com um só sistema. Foge aos objetivos deste artigo elencar os disponíveis no mercado, mas basta uma pesquisa rápida para descobri-los.

O repasse médico é uma atividade burocrática e rotineira de clínicas médicas, que pode demorar dias ou segundos. O nível de organização e de disciplina da administração clínica, no geral, dita esse ritmo; com mudanças simples e direcionadas, é possível otimizar o repasse e tornar a vida do médico gestor mais fácil.

Agora, se você quer tornar sua administração ainda melhor, é necessário identificar os principais parâmetros da sua clínica. Saiba quais os principais indicadores de desempenho para clínicas médicas!