7 dicas para organizar a agenda do consultório médico

Quantas vezes o profissional da saúde se depara com cenários de salas de espera cheias, sobrecarregando uma semana? E situações que trazem a sensação de que os dias poderiam ser mais bem aproveitados? Nesse sentido, organizar a agenda do consultório médico, assim como o atendimento de qualidade e a empatia pelo paciente, é um elemento fundamental para criar relacionamentos melhores.

Tornar o processo de manutenção da agenda eficiente e de fácil acesso a todos os profissionais envolvidos na cadeia de atendimento até a consulta proporciona uma experiência apropriada para o paciente e maior satisfação pelo serviço prestado, otimizando os ganhos do consultório.

Sendo assim, qual a melhor maneira de realizar essa organização? Não existe uma fórmula específica, mas, sim, um conjunto de boas práticas que, se implementadas de acordo com a necessidade do estabelecimento, garantem maior performance e mais produtividade da equipe de profissionais.

Quer saber como organizar a sua agenda? Então, confira, agora, 7 dicas para começar a aplicar em seu consultório médico.

1. Conheça a rotina do seu consultório

Antes de tudo, é preciso conhecer e entender a sua rotina ão apenas para conciliar a vida pessoal e profissional, mas sim para ser mais produtivo no trabalho. Por meio dessa compreensão, é possível começar a desenhar os primeiros direcionamentos da estratégia de organização que será aplicada no seu consultório.

Tenha em mente alguns pontos, como: em quantas clínicas atende; quanto tempo precisa para organizar os materiais de trabalho; quais são os tipos de consultas que você fará etc.

Dessa maneira, será possível começar a desenvolver a melhor forma de trabalhar a sua agenda, reduzindo o estresse e evitando a correria recorrente de uma agenda mal planejada.

2. Estabeleça o tempo entre os tipos de consulta

Nenhum atendimento é igual! É importante saber que cada caso tratado demanda um tempo específico. Às vezes, pode ser a primeira consulta, um retorno para verificação dos resultados de exames, um acompanhamento de um tratamento etc.

Muitas vezes, com a demanda que o consultório tem, um atendimento acaba e outro já está na espera, e as pausas nem sempre acontecem. Quando isso ocorre, é fundamental reservar um intervalo para descanso ou organizar-se para evitar esgotamento, garantindo que o serviço prestado será sempre o da melhor qualidade e que o dia será produtivo.

Além disso, é importante definir, no momento de montar um esquema de agendamento de consultas, qual o tipo de serviço que será prestado e quais os tempos de descanso para, então, estabelecer a duração média de que o paciente precisará. Dessa forma, é possível escapar da sobreposição de horário e ver o dia fluir sem transtornos provenientes de uma má organização.

3. Tenha a tecnologia como aliada

Incontestavelmente, a tecnologia trouxe facilidades e dinamismo à vida das pessoas e à forma como elas interagem com o mundo nas mais diversas tarefas do cotidiano. Inserida no cenário dos estabelecimentos de saúde, por exemplo, permite desde organizar a agenda do consultório médico até melhorar o relacionamento com o cliente.

O uso de softwares para o prontuário eletrônico do paciente, por exemplo, que cria e edita informações dos atendimentos, traz agilidade para diagnósticos e atendimentos mais personalizados. Há, também, as ferramentas para simplificar, com apenas um toque ou uma programação, toda a jornada do cliente na clínica.

Sendo assim, com atividades automatizadas, a recepcionista terá tempo para atender aos pacientes mais tranquilamente, e o ambiente será mais integrado e organizado com maior produtividade para os funcionários.

4. Use sua agenda para otimizar os lucros

Quando o assunto é otimizar os lucros, é fundamental contar com um sistema de agenda eletrônica para ter acesso, por exemplo, a relatórios que permitam o controle de quantos pacientes foram atendidos, de quais atendimentos são mais procurados e dos convênios mais lucrativos.

Essa visão ampla do negócio possibilita saber onde empregar esforços, assim como em quais especializações investir para aumentar seu conhecimento e sua autoridade na área de atuação do consultório.

É uma maneira de fornecer dados concretos para melhorar as estratégias do seu negócio de forma inteligente.

5. Ofereça agendamento on-line

A procura por aplicativos e formas de resolver tarefas do cotidiano cresce na mesma proporção do uso de smartphones. Assim, oferecer um canal de agendamento online é um diferencial para atrair novos clientes e otimizar o trabalho.

Os pacientes querem praticidade para resolver as coisas! Então, aproveite essa dica para agregar um diferencial ao seu consultório. O caminho é desenvolver e nutrir um sistema com informações relevantes para os agendamentos, que, de forma intuitiva, possibilite, ao paciente, acompanhar o status e receber informações sobre seu atendimento.

6. Envie lembretes

Uma forma de manter a organização do seu consultório, uma vez que já tenha um sistema integrados de acordo com as necessidades do espaço e gerando dados, é possível programar suas ferramentas para enviar lembretes aos pacientes. Isso evita atrasos ou confusão nos horários.

Os lembretes podem ser utilizados, também, para formar sua base de clientes. Além de lembrá-los sobre suas consultas e informá-los sobre novas especialidades que entraram no quadro do consultório, a base de dados permite nutrir os pacientes com informações de seu interesse.

7. Identifique melhor seus pacientes

Conhecer melhor seu público e construir um relacionamento de confiança é fundamental para que o paciente se comprometa não apenas com o horário marcado, mas também com os retornos para acompanhamento. Isso permite uma aproximação maior entre o profissional e o paciente.

Nesse sentido, organizar a agenda do consultório médico é a melhor maneira de obter dados, como a abstenção e a identificação do canal de atendimento que deve ser adotado com aquele determinado cliente. Além disso, a medida desenvolve o relacionamento com o cliente e possibilita que ele avise, com antecedência, caso ocorra algum imprevisto, ou que o próprio consultório passe informações do seu interesse.

Por fim, as dicas deste artigo são para ajudar você a despertar um dos pilares de qualquer empresa: a organização. Ter a visão do seu negócio vai contribuir para o planejamento de boas estratégias para o seu consultório. No entanto, não se esqueça da pós-graduação, das residências e dos cursos de especialização, que, aliados a essa organização, garantem o seu sucesso profissional.

Gostou das dicas para organizar a agenda do consultório médico? Então, assine nossa newsletter para receber conteúdos que vão ser úteis para seu desenvolvimento na área.