4 dicas para não perder faturamento com glosas médicas

Glosa médica é o resultado de uma série de etapas que foram conduzidas de forma ineficaz causando transtornos administrativos, além da perda de tempo em revisar novamente os registros clínicos.

Outro resultado bem significativo é o impacto no faturamento das instituições de saúde, uma vez que o recebimento dos recursos financeiros previstos será adiado até que a situação seja resolva por completo.

Diante disso, é fundamental criar estratégias preventivas para evitar a glosa médica, otimizar o faturamento dos registros realizados pelos profissionais de saúde e conscientizar todos os envolvidos sobre as consequências desse problema.

Quer conhecer algumas dicas sobre glosa médica para eliminar atrasos no repasse financeiro? Então, continue a leitura deste conteúdo!

1. Estude as regras das operadoras dos planos de saúde

As operadoras de planos de saúde têm regras e procedimentos relacionados a preenchimento de formulários, envio de documentação comprobatória e prazo para contestação das informações.

Enquanto algumas requerem o preenchimento completo dos itens, outros são mais maleáveis e autorizam o envio daqueles campos que não afetarão a análise principal dos dados.

Por isso, cabe ao serviço de faturamento conhecer as rotinas das operadoras, assim como as particularidades de cada uma, a fim de não aplicar detalhes demais naquelas que não necessitam ou resumir muito nas mais exigentes.

Também é fundamental estudar os pontos em comum para agilizar o processo no momento de enviar as contas hospitalares para as operadores de plano, principalmente nos serviços mais demandados. Assim, a criação de um documento padrão pode ser um norteador nesse sentido.

Isso se aplica, por exemplo, no caso do faturamento de uma conta hospitalar referente a um parto do tipo cesariana, em que deve constar a justificativa médica para essa opção, assim como o quantitativo de materiais e medicamentos que ultrapassaram o pacote estabelecido pela operadora.

Essa medida torna o processo de auditora interna mais eficiente e produtivo, funcionários mais atentos e equipe mais engajada para reduzir os impactos da glosa médica nas contas hospitalares recebidas.

2. Capacite sua equipe adequadamente

A glosa médica pode ser considerada um erro prevenível, na medida em que se deve conhecer todos os parâmetros que influenciam nesse problema de forma a evitar sua ocorrência de forma periódica.

Por isso, um dos métodos de reduzir consideravelmente esse problema é manter uma equipe capacitada no serviço de faturamento, como também incentivar os gestores a fazer treinamentos com os profissionais de saúde que são responsáveis pelo preenchimento dos formulários.

Outra medida que tem impacto positivo nesse contexto é a formalização de um check-list para que os profissionais fiquem atentos sobre as informações obrigatórias que devem ser relacionadas.

Se um médico preenche incorretamente um formulário eletrônico ou uma enfermeira esquece de inserir uma informação importante a respeito de um procedimento realizado, o erro começou antes de chegar no serviço de faturamento.

Então, um dos pontos de capacitação precisa atuar nos profissionais clínicos, principalmente sobre a metodologia de escrita e coerência no texto que será inserido para avaliação.

Isso porque alguns termos técnicos não são de domínio da equipe de faturamento, levando adiante um problema que somente será identificado após a glosa médica. E o resultado, além da frustração pelo não recebimento do valor financeiro, é que o problema pode ocorrer novamente se algo não for feito preventivamente.

Por outro lado, a capacitação da equipe melhora a gestão financeira, trazendo experiencia em como lidar com esses percalços por meio de reorganização das tarefas, gerando conteúdo informativo relevante e aprimorando as atividades positivas.

Portanto, é fundamental incentivar a cultura da revisão dos formulários, de preferencia por outro profissional que não executou a tarefa anteriormente, e fomentar a gestão de tempo e de tarefas de forma eficiente para não sobrecarregar os colaboradores e facilitar a ocorrência do erro.

3. Use prontuário eletrônico

O prontuário eletrônico é uma ferramenta muito efetiva para reduzir o número de glosas médicas. Suas funcionalidades direcionam e evitam erros de preenchimento, além de atender as principais demandas das operadoras dos planos de saúde, entre outras vantagens.

Essa ferramenta tecnológica apresenta funcionalidades sobre a identificação do paciente, campos para história clínica, medicamentosa e laboratorial, e são adaptados para pequenas, médias e grandes instituições de saúde, principalmente em relação à complexidade das atividades executadas.

Além disso, conforme o acesso do usuário, é possível editar as informações, excluindo ou incluindo itens a fim de normalizar os procedimentos conforme as determinações das operadoras e tendo, como base, os preceitos da ética médica.

Apesar de ser uma ferramenta útil para a rotina de faturamento das contas hospitalares, as ferramentas do prontuário devem ser exploradas adequadamente pelos colaboradores para fornecer as informações rápidas e completas.

Ressalta-se também que o prontuário eletrônico, quando integrado aos demais serviço de uma instituição clínica será de grande valia, evitando fragmentações das atividades e refação de alguns procedimentos.

4. Utilize um software especializado

A glosa médica pode ser evitada se for instalado um software especializado que faça gestão de dados, análises estatísticas e controle dos números, e esteja preferencialmente integrada à plataforma de serviços clínicos da instituição.

Um software especializado será capaz de identificar inconformidades na inserção de dados de acordo com as métricas já estabelecidas, impedindo, inclusive, a continuidade do processo caso o problema não seja solucionado.

Entre esses problemas, estão questões simples, como o fato de não ter incluído a data de nascimento do paciente; ou mais complexas, quando não foi descrito corretamente o procedimentos cirúrgico realizado.

Outra vantagens desse software especializado são os relatórios que podem ser obtidos para facilitar a tomada de decisão. Nesses documentos é possível levantar as principias causas de glosas médicas, o quantitativo de erros por operadora, entre outros dados.

Glosa média é um problema que denota falta de coerência no preenchimento de formulários físicos e eletrônicos e que afeta consideravelmente a entrada de recursos financeiros previstas para aquele período. No entanto, é possível reduzir essa ocorrência como medidas relacionadas a informatização dos procedimentos, capacitação da equipe e monitoramento contínuo dos processos.

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