7 dicas para organizar a recepção de consultório

Cuidar de uma recepção de consultório médico vai muito além de escolher cores agradáveis para o ambiente. É necessário ter a preocupação de organizar o espaço de forma a transmitir acolhimento para fidelizar pacientes, motivar sua equipe no trabalho e também reforçar a sua marca.

Afinal, é um local em que as pessoas vão ter contato com seus colaboradores e onde vão ficar aguardando pela consulta. Em outras palavras: trata-se de uma etapa do atendimento médico que não pode ser negligenciada.

Levando tudo isso em consideração, quais fatores não podem faltar na recepção? Acompanhe nosso post e coloque em prática as 7 dicas que apresentamos a seguir para que sua clínica consiga oferecer uma boa experiência aos pacientes. Boa leitura!

1. Utilize recursos tecnológicos

A recepção de consultório médico pode ter mais eficiência ao apostar em recursos tecnológicos. Então, o recomendado é utilizar softwares para fazer, por exemplo, o agendamento on-line e ter todos os dados do paciente em arquivo digital.

Desse modo, a pessoa chega na clínica e suas informações são acessadas rapidamente pela equipe, evitando a demora em procurar uma ficha de papel. É uma forma de oferecer agilidade e de otimizar o trabalho dos colaboradores.

Falando em tecnologia, não deixe de utilizar o WhatsApp para a confirmação de consultas ou para passar qualquer outro aviso ao paciente, como para chegar um pouco mais tarde na consulta. Assim, você evita atrapalhar a pessoa no trabalho e a deixa mais à vontade para responder quando puder. Também consegue deixar a agenda do médico mais organizada, evitando cancelamentos.

Apesar dessa facilidade, certifique-se de que o paciente quer ser contatado dessa forma. Isso porque existem pessoas que não utilizam esses dispositivos e ainda preferem a ligação telefônica.

2. Proporcione conforto na recepção de consultório médico

A recepção do consultório é a primeira impressão que o público terá de seu atendimento, por isso invista na comodidade. Além de oferecer um ambiente climatizado, disponha no espaço alguns sofás, poltronas ou cadeiras confortáveis, para que as pessoas não fiquem incomodadas no momento de aguardar a consulta.

Contar com uma televisão e revistas também é uma forma de agradar e entreter o público, contudo, evite deixar o volume do aparelho muito alto e tenha o cuidado de ter publicações atualizadas e em bom estado.

Um detalhe importante é oferecer rede wi-fi (deixando a senha em um local visível), afinal, o que mais se vê hoje são pessoas com o smartphone na mão.

Por último, um canto com água, chá e café também vai ajudar a proporcionar uma experiência diferenciada ao paciente e seu acompanhante.

3. Invista na infraestrutura

A ideia é ter um espaço organizado e confortável, então, é imprescindível que as manutenções da recepção estejam sempre em dia. Paredes com cores ou neutras, uma iluminação agradável e adequada ao tamanho do espaço, além de cortinas ou persianas para o sol não incomodar são importantes para que as pessoas não se cansem de ficar no local.

Ter poltronas e cadeiras em um número suficiente para evitar que o paciente fique em pé é fundamental. É necessário, ainda, dispor de tomadas para que o público possa carregar a bateria do celular.

Disponha os móveis de modo a não comprometer a circulação do público. Aposte também em uma boa sinalização do ambiente para que as pessoas consigam se situar, como saber onde é o banheiro, sem precisar pedir ajuda da equipe.

5. Treine a equipe de atendimento

Não adianta organizar a recepção de consultório médico sem contar com uma equipe treinada. É essencial contratar secretária e outros colaboradores que “falem a mesma língua”, para padronizar o atendimento e seguir os valores preconizados pela clínica.

Nessa questão, para fidelizar o público, adote o atendimento humanizado, ou seja, tenha toda a atenção centrada no paciente, de modo a resolver suas dúvidas e queixas para que ele se sinta amparado. Tenha em mente que, muitas vezes, as pessoas estão assustadas devido a algum problema de saúde e precisam receber esse acolhimento.

Assim, é fundamental ser cordial desde a ligação telefônica, em que a pessoa pede por uma informação, até o contato presencial na clínica. Planejar a agenda médica de forma a ter um intervalo tranquilo entre as consultas também é um jeito de pensar na comodidade do paciente: as pessoas têm uma rotina corrida e não querem perder tempo.

6. Personalize o atendimento

Um ponto importante quando se trata da humanização em saúde é oferecer um atendimento personalizado. Então, capacite a equipe para que ela se prepare para cada paciente e, dessa maneira, chame-o pelo nome e conheça seu histórico.

O público vai se sentir especial com esse cuidado, pois sabe que é bem-recebido pelo médico e por outros colaboradores. Dessa forma, tem mais chances de escolher o consultório para o próximo check-up ou para indicar para amigos e familiares.

7. Aplique os 5s

Por último, a dica para organizar a recepção de consultório médico é aplicar a metodologia japonesa 5S, que indica 5 sensos (na adaptação para a língua portuguesa):

• de utilização — aqui é a ideia de não deixar no ambiente o que não é necessário (é preciso priorizar somente o que é útil no local);
• de organização — imagine perder tempo procurando algo e deixando o paciente esperando? Então deixe tudo o que é mais utilizado na rotina sempre à mão;
• de limpeza — a sala de espera da clínica deve estar sempre limpa;
• de saúde — é essencial que profissionais que realizam o atendimento tenham hábitos saudáveis;
• de disciplina — o último é ter uma equipe que siga as regras estabelecidas no consultório.

Apesar de não fazer parte dos 5s, é recomendado ainda analisar os indicadores de desempenho da clínica, para ajustar pontos que precisam ser melhorados.

Cuidar da recepção de consultório médico é uma medida essencial para oferecer um atendimento de qualidade aos pacientes. Ter atenção aos pontos que mencionamos acima vai proporcionar conforto e acolhimento, o que vai agradar o público e fazer sua clínica se destacar da concorrência.

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