5 passos para contratar uma secretária para o seu consultório médico

Contratar secretária é uma tarefa desafiadora devido à complexidade desse processo, pois é fundamental observar as qualificações necessárias para evitar transtornos pessoais e trabalhistas futuramente.

Além disso, a imagem de uma secretária foi desconstruída ao longo dos anos, deixando de ser apenas uma ajudante para assumir um papel articulador e integrador dentro de um estabelecimento clínico de saúde, prezando também por excelência no atendimento ao paciente.

Por isso, é aconselhável realizar a escolha dessa profissional de forma cautelosa e atenta, principalmente na apuração da experiência comprovada para lidar com aspectos burocráticos referentes às operadoras de planos de saúde.

Quer saber como contratar uma secretária? Então, não perca as dicas que daremos neste post!

1. Entenda as diferenças entre recrutamento e seleção

Contratar secretárias para um ambiente clínico requer que os processos de recrutamento e seleção sejam executados corretamente. Enquanto o primeiro se destina a captar os interessados, o outro é fundamental para escolher o profissional mais indicado ao cargo.

Isso significa que, no processo de recrutamento, haverá uma ampla divulgação da vaga disponível, considerando os requisitos necessários para a investidura, a proposta salarial e outras informações sobre o processo seletivo. O principal método utilizado no recrutamento é o e-mail, mas é possível optar por anúncios em sites de empregos, jornais de grande circulação, entre outros.

O objetivo do recrutamento é captar os indivíduos interessados na vaga, após uma interpretação clara das condições divulgadas nos meios de comunicação para, posteriormente, tê-los como candidatos do processo seletivo.

A seleção terá as etapas conforme definido no edital de recrutamento, que podem envolver analise curricular, dinâmica de grupo, avaliação do candidato com base nas simulações realísticas ou em situações-problema, dentre outros.

Portanto, a seleção define os critérios de inclusão e exclusão dos profissionais que se candidataram, além das condições que desclassificam os candidatos, principalmente em relação ao não cumprimento das regras impostas.

2. Defina o perfil da vaga

Os gestores clínicos necessitam de profissionais que entendam dos processos administrativos de um estabelecimento de saúde, incluindo o levantamento de indicadores de desempenho e de segurança no ambiente de trabalho e conhecimentos sobre a importância do prontuário eletrônico.

Nesse sentido, dentro do perfil da vaga para contratar uma secretária, é importante levantar os pré-requisitos para a participação no processo de seleção, que podem incluir experiência comprovada, títulos de graduação e pós-graduação, dentre outros.

Também é crucial incluir, no perfil da vaga, o horário de expediente, os benefícios da empresa, a localização do estabelecimento e o tipo de atendimento clínico prestado à comunidade, incluindo aqueles relacionados a procedimentos cirúrgicos ambulatoriais.

3. Defina as funções da vaga

A função de uma secretária é, atualmente, muito complexa e demanda conhecimentos em informática, capacidade de lidar com os pacientes e médicos na tomada de decisão e habilidade para resolver conflitos, além de capacidade de prever problemas ao longo da jornada diária de trabalho.

Nesse contexto, é importante que sejam descritas as funções da vaga, que incluem a organização da rotina do estabelecimento clínico, englobando o tempo destinado para consultas particulares e de convênio, atendimentos para retorno etc.

Essas tarefas poderão ser executadas em uma agenda manuscrita ou incorporadas a softwares clínicos, demandando mais destreza e saberes de informática. Outra função importante é a competência para intermediar conflitos entre as situações apresentadas nesses ambientes, principalmente aqueles relacionados a uma longa espera pela consulta médica.

Outra função importante da secretária é a elaboração de documentos, por isso, o domínio da Língua Portuguesa e de técnicas de formatação de arquivos é um atributo a ser avaliado no processo seletivo. Conhecer alguns pontos do Código de Ética da Medicina e sua história ao longo dos tempos também é uma característica desejável.

Formalidade, educação e autonomia para discriminar e resolver problemas de sua alçada também são requisitos notáveis e devem constar na descrição da vaga do processo seletivo para secretária.

É importante mencionar que a descrição da vaga para secretária deve ser objetiva, porém precisa contemplar todas as atribuições que se espera dessa profissional, podendo ser conferidas ao longo do processo seletivo.

4. Faça a divulgação da vaga de forma estratégica

Após levantar as informações sobre a vaga de secretária, é interessante fazer a divulgação de forma estratégica, verificando o alcance da publicação para o público-alvo que você deseja atingir.

Isso porque o perfil da secretária que trabalha em um ambiente clínico é bastante diferente daquele do meio corporativo e, na maioria das vezes, uma não substitui a outra. Portanto, a disseminação dessa vaga deve ser direcionada corretamente.

Uma das formas de obter sucesso nessa empreitada é contratando uma empresa de recrutamento e seleção que intermediará esse processo. Caso os gestores optem por realizar internamente essa seleção, deverão destinar um tempo de sua rotina até a finalização do processo.

O que é mais importante nessa etapa é verificar os locais onde se encontrarão pessoas interessadas nessas vagas, tais como os sites da própria empresa solicitante em ícones identificados como “trabalhe conosco”, os murais das faculdades de Administração, os sites médicos e os grupos das redes sociais sobre o assunto.

As indicações de amigos e parentes podem ser avaliadas, desde que a candidata preencha as qualificações para concorrer ao processo seletivo e não veja o contato pessoal como uma vantagem perante as demais concorrentes.

5. Determine as etapas do processo seletivo

Após a divulgação da vaga e o recebimento dos currículos, preferencialmente, por um e-mail criado para essa finalidade, os recrutadores deverão seguir atentamente as etapas definidas no processo seletivo.

Portanto, após uma seleção prévia dos currículos enviados, as candidatas serão convocadas para uma entrevista ou para uma simulação de uma situação corriqueira nos estabelecimentos clínicos conforme determinado nas fases da seleção.

Qualquer alteração do cronograma deve ser comunicada às candidatas para prezar pela transparência e pelo compromisso com as ações pactuadas. Para aqueles que foram desclassificados ao longo das etapas, um comunicado virtual ou telefônico é recomendado.

Contratar secretária para um estabelecimento clínico demanda o levantamento das atribuições do cargo, a avaliação do perfil das candidatas, a elaboração e o cumprimento correto do processo seletivo e a formalização da profissional selecionada. A eficácia dessas etapas garantirá uma secretária que atenda às necessidades solicitadas pelos gestores e pelos demais funcionários da instituição.

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